Le processus est disponible sur le site du COFRAC.

1 - la première étape est la définition de votre portée d'accréditation, c'est-à- dire tous les essais qui seront couvert par l'accréditation: LAB REF 08.

Il ne s'agit pas de mettre l'ensemble de vos activités mais de choisir judicieusement, le ou les essais pertinents pour vous et pour répondre à la demande de vos clients.

Rassurez vous, le jour de l'évaluation, vous avez tout à fait le droit de retirer un ou plusieurs essais de la portée (prestation perdue, personnel parti, préparation non adéquate,..).

Généralement, une évaluation à blanc est nécessaire pour une accréditation initiale et toute la difficulté est de trouver les évaluateurs qui seront compétents dans le ou les domaines concernés.

Méfiez-vous d'auditeurs généralistes qui vous inciterait à faire l'impasse sur la partie technique du référentiel sous couvert qu'ils ne sont pas compétents et vice-versa ou qui vous ferais cette évaluation technique mais sur une base documentaire.

Les écarts critiques qui entraîne un refus d'accréditation sont majoritairement techniques et fortement liés au référentiel métier.

L'expérience montre d'ailleurs que lorsque vous pratiquez ces mêmes essais tous les jours, vous avez forcément un oeil beaucoup plus critique sur les procédures car vous savez que si vous rencontrez des problèmes sur telle mesure ou essai, et bien vos confrères ont également les mêmes soucis.

2- L'étape déterminante est l'envoi d'un courrier au COFRAC qui va réceptionner votre demande et vous envoyer un questionnaire préalable.

Ce questionnaire à une importance toute particulière, car les questions hormis celles concernant les démarches administratives, sont assez précises.

Si pour certaines questions, vous n'avez pas de réponse ou de documents associés, c'est que vous avez peut-être un soucis dans votre système à ce niveau, à moins que cela ne soit pas applicable.

3 - A réception et après étude du questionnaire, le COFRAC va vous proposer une équipe d'évaluation qui sera forcément constituée d'un évaluateur qualité et d'un ou plusieurs experts techniques ou d'un évaluateur technique, cela dépend de l'importance de la portée et de la taille de l'organisme.

Vous avez le droit de récuser tel ou tel évaluateur, les conditions sont précisées dans la documentation du COFRAC: GEN PROC 09.

4 - Après acceptation de l'équipe d'évaluation, le responsable de l'évaluation prendra contact avec votre organisme pour définir une date qui convienne à l'ensemble des parties.

Le délai de l'intervention peut facilement être décalé, tout le monde se doit d'être présent et les plannings sont parfois difficiles à faire coïncider.

5 - L'équipe d'évaluation se présentera donc à la date convenue.

Chaque membre pourra vous demander au préalable un ou plusieurs documents en sus du manuel qualité.

Dans l'absolu, les évaluateurs ont le droit de vous demander tous les documents qu'ils souhaitent sans restriction, mais certains documents que vous jugez "personnels" à l'entreprise ou qui traduisent une réelle compétence feront l'objet d'une négociation avec les évaluateurs et ils seront consultés lors de l'évaluation: par exemple - une procédure qui décrit de manière détaillée tout votre travail (des mois) sur l'estimation des incertitudes sur un essai particulier alors que l'évaluateur vient d'un labo concurrent.

6 - l'évaluation initiale à une durée de 2 jours.

La réunion de cloture est aussi importante que l'évaluation, elle permet à tout un chacun de s'exprimer et de faire le point sur son ressenti.

N'hésitez pas à faire participer les opérateurs, ce sont les premiers concernés avec les éventuelles fiches d'écarts.

Il faudra répondre rapidement à ces fiches (moins de 15 jours), la pertinence et la réactivité de vos réponses conditionneront en partie votre accréditation et limitera les coûts car au delà de 15 jours, les réponses sont considérées comme ne faisant plus partie de l'évaluation et il faudra donc repayer une facture pour une étude documentaire (dans le pire des cas, ce sera en Qualité et en Technique).

Dans le cas d'écart(s) critique(s), une ré-évaluation peut être demandée par le COFRAC, tous l'équipe ne sera pas forcément présente, cela dépend de la nature des fiches.

A réception du nouveau rapport, et en tenant compte des éventuelles nouvelles fiches non critiques et de vos réponses, le COFRAC prononcera éventuellement votre accréditation pour les essais concernés.

L'accréditation est valide pour 4 années avec des évaluations de suivi (voir cycle de vie d'une accréditation).