La formation du personnel est un réel levier de progression (amélioration continue) de l'organisme dans tout son ensemble, cette démarche doit être réfléchie et correspondre aux objectifs statégiques de la direction.

Elle ne doit pas correspondre à une action de "campagnes génériques de formation", où tout le monde a obtenu ses quelques heures sur des sujets très divers.

il faut s'avoir que:

- Nous ne retenons que 10% de ce que nous entendons.

- De nombreuses formations ne sont pas validées par une vérification des acquis.

- De nombreux stagiaires se retrouvent dans des formations imposées (pas d'utilisation directe des acquis).

- Une seule formation de qualité sera plus pertinente que plusieurs très basiques.

Encore faut-il que l'organisme ait pris le temps de définir l'expression de son besoin (cahier des charges, entretiens individuels) et qu'il ait référencé le fournisseur adéquate.

On distinguera:

Les besoins en formation: entretiens individuels (compétence du personnel), réclamations clients, nouveaux besoins des clients, nouvelles exigences normatives ou réglementaires, nouveaux marchés, audits internes ou externes,....

Hiérarchisation et plannification: tout le monde a certainement des besoins réels mais il va falloir trier ce flot de demande en fonction de plusieurs critères:

statégique pour l'organisme (politique, objectifs, retours clients ou service commercial),

financier (le 1% formation ne représente parfois que très peu d'heures de formation),

Timming (certaines sessions de formations n'ont lieu que 2 fois ans),

compétence et motivation du personnel (le personnel est réellement motivé mais a-t'il les compétences pour suivre cette formation),..

Rédaction du cahier des charges: ce document est obligatoire (contrat) si vous souhaitez de la part d'un organime tiers une formation interne ou externe et adaptée à vos besoins (qui s'adresse en général à plusieurs salariés).

Si cette formation repose sur des spécifications génériques (formation effectuées par un tiers auprès de plusieurs entreprises), un cahiers des charges spécifique n'est pas oligatoire.

Dans le cas contraire, ce cahier des charges devra stipuler:

- Objectifs et exigences spécifiques, panel des personnes à former (cadres, opérateurs, membre de la direction,...), le mode de formation souhaité (travail par petit groupe, ..), la durée souhaitée (en une seule fois, par journées espacées,..), les ressources nécessaires (internes ou externes, supports de formation), l'aspect financier, les critères et la méthode d'évaluation des stagiaires (questionnaire de satisfaction, QCM,...).

Choix du formateur: cet aspect critique est à la charge du responsable des ressources Humaines et/ou Achat, le choix peut se faire sur tous les critères détaillés ci-dessus (disponibilité, qualification, renommée, présentation, retour d'expérience, méthode d'évaluation, coût de prestation,..).

Evaluation de la formation: cette étape importante doit apporter à l'organisme des preuves tangibles sur l'efficacité de la formation et l'obtention des objectifs, elle ne doit pas se limiter à remplir un questionnaire de type (bien assis, bien mangé, bien parlé,...).

En général, il y'a deux questionnaires: un du prestataire pour qualifier sa formation et vérifier l'acquisition des connaissances (à court terme) et un de l'entreprise pour qualifier l'efficacité du prestataire et de la qualité de la formation (à moyen terme).

A cour terme: évaluation de la formation avec un QCM par exemple, exercices pratiques de mise en application.

A moyen terme: mise en oeuvre des acquis dans l'organisme, les essais interlaboratoires peuvent être pertinent pour valider la mise en oeuvre d'une nouvelle méthode d'essai acquise lors d'une formation par exemple.

Améliorer le processus de formation: utiliser ce retour d'expérience pour définir des organismes référents de formation, mettre à jour les fiches de poste, les grilles de compétences, utiliser ces données pour remonter ces informations lors de la revue de direction,...

Des fiches d'écart/non-conformité doivent être ouvertes dans le cas ou la formation ne correspond pas à ce qui était prévu (erreur sur le choix de la formation ou non respect de la proposition écrite ou décrite).