La gestion documentaire est une exigence importante dans l'ISO 17025, le cycle de vie du document depuis sa création jusqu'à sa destruction doit être clairement expliqué dans une procédure.

Dans certains organismes de taille significative et parfois plus modeste, le nombre important de documents est géré dans une GED (Gestion Electronique des Documents).

La gestion documentaire doit permettre à tout un chacun de pouvoir consulter une information valide quelque soit le support et d'assurer la traçabilité des différentes versions.

La procédure: elle doit décrire la manière d'élaborer les documents, de les identifier (codifier), de les consulter (serveur ou papier), de les modifier, de les diffuser (autorisation), de les archiver (durée), de les conserver (stockage), de s'assurer de leur retrait en tout point et de les détruire.

De préciser: Qui rédige, Qui vérifie et Qui approuve les documents.

Les documents: le manuel qualité, les processus, les procédures, les instructions ou mode-opératoires, les formulaires ou enregistrements, les spécifications, normes, plans, les données comptables, ....

La conservation: le service informatique doit décrire les moyens mis en place pour s'assurer de pouvoir retrouver rapidement la documentation lorsque survient un problème (incendie, serveur HS, ...).

Certaines sociétés moyennant une location vous assure un service de garde et de restitution de vos documents (ancienne base militaire reconvertie en stockage de donnée sur des dizaines de serveur protégés contre toute altération).

Il doit également gérer les droits d'accés sur le réseau.

La consultation/diffusion: soit directement sur le réseau soit en version papier.

La difficulté est de s'assurer que le destinataire a bien réceptionné et lu le document (accusé de réception, engagement de sa responsabilité).

La modification: de manière périodique (tous les 3 ans par ex) et lorsque les données d'entrées rendent le document obsolète (normes, changement matériel, modernisation,...).

Archivage: durée définie, lieu, environnement adapté, numérique, papier (certains documents peuvent ne plus être consultables: altération, format obsolète,..).

Destruction: manière de procéder (destructeur de documents, incinération, écrasement des données, .....).