4.2 - Système de Management

Le laboratoire doit établir, mettre en œuvre et maintenir un système de management approprié à son domaine d'activité.

Le laboratoire doit consigner par écrit ses politiques, systèmes, programmes, procédures documentées et instructions de manière suffisante pour assurer la qualité des résultats d'essai et/ou d'étalonnage.

Cette documentation doit être diffusée au personnel concerné (liste de diffusion) et comprise par lui (intérêt de faire participer tout le personnel aux réunions de sensibilisation sur le système qualité et à la rédaction des instructions techniques: il doit s'approprié la vie du système).

Les politiques qualité du système de management du laboratoire, y compris une déclaration de politique qualité doivent être présentes dans le manuel (ou y faire référence) et signées par la direction.

Le manuel qualité est, en général, préparé et contrôlé par la direction du laboratoire, généralement sous la coordination générale du responsable qualité.

Il est essentiel que le manuel qualité soit considéré comme un document de travail et doit être disponible à tout le personnel.

Le laboratoire spécifie notamment dans son manuel qualité les conditions générales d’apposition du logo COFRAC sur les rapports qu’il émet.

Cette politique est ensuite déclinée en objectifs associés à des indicateurs et des plans d’actions. (examinés et ajustés lors des revues de direction suivantes).

La direction doit trouver le moyen de prouver ses actions vis-à-vis de l’amélioration continue du système de management : actions spécifiques, notes internes, séminaires, etc.: la simple déclaration d’intention ne suffit pas !

Chaque fois que le laboratoire met en place une modification significative dans son fonctionnement, ou dans le système de management lui-même, celui-ci doit être conservé en état de fonctionner efficacement: il doit s'auto-porter par des outils et des méthodes de maîtrise et dans le cas contraire, on doit mettre en place un plan d’action pour gérer le problème.

NOTES:

Dans la pratique, un manuel qualité bien structuré et efficace est un document qui comprend:

- La déclaration sur la politique et les objectifs qualité;

- La description de la structure d’organisation et des principales responsabilités et fonctions;

- La description synthétique, avec renvoi à la documentation de support pour plus de détails,
des ressources humaines et instrumentales employées ;

- La description synthétique des procédés mis en œuvre pour le management de la qualité, structurée en différents alinéas correspondant aux exigences applicables (organisation/gestion et technique);

- La liste de la documentation support (procédures organisationnelles et techniques et autre documentation).