5.10 - Rapport sur les résultats

Les résultats des essais effectués doivent être reportés de manière claire, précise, univoque et objective et doivent être en accord avec toute éventuelle prescription spécifique.

Cela s’obtient en général par la rédaction d’un rapport d’essai ad hoc qui doit contenir toutes les informations nécessaires à la juste interprétation et à l’utilisation correcte des résultats.

Dans le cas d’essais effectués pour des clients internes ou dans le cas d’accords spéciaux avec des clients externes, la forme de présentation des résultats peut être simplifiée.

Cependant, toutes les données et tous les éléments applicables, tels qu’ils sont décrits plus loin, doivent être disponibles au sein du laboratoire.

Il est conseillé d’insérer une clause spécifiant que le rapport d’essai ne peut être reproduit sans l’autorisation écrite du laboratoire qui l’émet.

Le rapport doit spécifier que les résultats ne valent que pour l'objet soumis à essai ou étalonnage et que l’accréditation du COFRAC atteste de la compétence du laboratoire pour les seuls essais couverts par l’accréditation.

Si le rapport d’essai contient des résultats d’essais effectués par des sous-traitants, ces résultats doivent être clairement mis en évidence par rapport aux résultats obtenus à l’intérieur du laboratoire.

N°1


Le rapport doit comporter, à titre indicatif, les données et éléments suivants :

- le titre (par ex. « rapport d’essai »);

- le nom et l’adresse du laboratoire, le lieu d’exécution des essais (s’il est différent de l’adresse du laboratoire);

- un code d’identification univoque du rapport (par ex. numérotation chronologique), l’identification de chaque page en tant que partie du rapport, l’identification de la fin du rapport et la date d’émission;

- le nom et l’adresse du client;

- l’identification de la méthode d’essai utilisée (en faisant référence à la norme, s’il s’agit d’une méthode normalisée ou à la technique spécifiée par le client, s’il s’agit d’une méthode prescrite par le client ou encore par une brève description de la méthode utilisée, s’il s’agit d’une méthode interne au laboratoire);

- la description et l’identification précise de l’objet testé;

- la date de réception de l’objet (si c’est important) et la date (ou la période) d’exécution des essais;

- les résultats des essais effectués (sous la forme la mieux appropriée à la nature des essais);

- la référence aux procédures d’échantillonnage suivies par le laboratoire ou par d’autres acteurs (si c’est le cas);

- le nom, la fonction et la signature (ou autre identification équivalente) de la personne qui autorise l’émission du rapport;

Si cela est nécessaire pour l’interprétation des résultats, le rapport d’essai doit également contenir:

- des informations sur les conditions spécifiques des essais (par ex. conditions environnementales)

- l’identification d’éventuelles déviations, ajouts ou exclusions par rapport à la méthode « standard »;

- la déclaration de conformité ou de non-conformité aux exigences applicables (possibilité introduite par la norme ISO/IEC 17025);

- d’éventuels jugements et interprétations, si c’est approprié et exigé (possibilité introduite par la norme ISO/IEC 17025);

- éventuellement la déclaration de l’estimation de l’incertitude associée aux résultats; cette donnée doit être fournie si elle est nécessaire à la validation et à l’utilisation des résultats, si elle est sollicitée par le client ou en tous cas si elle a une influence pour l’utilisation des résultats;

- d’éventuelles informations supplémentaires nécessaires dans des secteurs particuliers.

N°2


Si le rapport d’essai contient les résultats d’échantillonnages il doit également contenir:

- la date de l’échantillonnage;

- l’identification de la substance, matrice, matériau ou produit qui fait l’objet de l’échantillonnage (y compris le nom du producteur/fournisseur, modèle, type, dénomination et numéro de série, si c’est applicable);

- le siège de l’échantillonnage, avec d’éventuels diagrammes, dessins ou photographies ;

- des informations sur les conditions environnementales pendant l’échantillonnage si elles peuvent influencer l’interprétation des résultats;

- la référence au plan d’échantillonnage utilisé et à la méthode et aux procédures employées;

- la référence aux normes/spécifications applicables et à d’éventuelles déviations, ajouts ou exclusions par rapport à celles-ci.

Si le rapport d’essai contient des jugements et des interprétations, le laboratoire doit être en mesure de fournir la preuve objective de leur fondement.

Les jugements et interprétations doivent être clairement reconnaissables dans le rapport d’essai et ils ne doivent pas pouvoir être interprétés comme des formes d’inspection ou de certification du produit.

Les jugements et interprétations peuvent concerner :

- la conformité ou non-conformité aux exigences applicables;

- la satisfaction des conditions contractuelles;

- des recommandations pour l’utilisation des résultats;

- un guide à l’amélioration.

D’éventuelles modifications aux rapports d’essai, après leur émission, peuvent être apportées uniquement sous forme de nouveaux documents (du type « supplément au rapport N°… ») qui doivent être eux aussi conformes aux critères cités précédemment.

S’il est nécessaire de rédiger un document complètement nouveau, ce dernier devra être identifié de façon univoque et devra contenir une référence au document original qu’il substitue.

Dans le cas de la transmission des rapports d’essai par téléphone, fax ou e-mail, ceux-ci doivent tout de même remplir les exigences qui viennent d’être énoncées.

Les rapports créés et transmis par voie électronique doivent contenir les éléments nécessaires à l’identification de l’organe émetteur et du responsable qui autorise leur émission.

Il faut vérifier que la transmission ait bien été effectuée et celle-ci doit de préférence être accompagnée de l’envoi d’une copie documentaire.

L’introduction de modifications aux rapports créés électroniquement doit suivre des procédures appropriées, analogues à celles utilisées pour les documents rédigés sur support papier.

N°3

NOTE N°1:

Certains organismes d’accréditation exigent que le rapport d’essai pour des clients internes porte l’indication précise que ce document peut être utilisé et diffusé exclusivement à l’intérieur de l’organisme dont fait partie le laboratoire.

NOTE N°2:

Lors d'une déclaration de conformité sans exigence particulière du client sur l'incertitude de mesure, veillez à rajouter la note CAS N°2 du LAB REF 02 "Pour déclarer ou non la conformité à la spécification, il n’a pas été tenu explicitement compte de l’incertitude associée au résultat".

NOTE N°3:

Dans certains cas, il vaut mieux reporter les jugements et interprétations sur des documents à part.

Si le rapport d’essai contient des résultats d’essais effectués par des sous-traitants, ces résultats doivent être clairement mis en évidence par rapport aux résultats obtenus à l’intérieur du laboratoire.

Le format des rapports d’essai doit, dans la mesure du possible, être standardisé et doit pouvoir s’adapter à tout type d’essais effectués, sans entraîner d’incompréhensions ou donner lieu à des utilisations incorrectes, mais au contraire en facilitant la compréhension et l’utilisation de la part du lecteur.

La qualité rédactionnelle doit être soignée.

Lors de l'envoi de résultats préliminaire par voie électronique, pensez à rajouter une phrase de type: " les résultats ne sont transmis qu'à titre indicatif, seul le rapport final fait foi".

Lors de l'envoi d'un rapport par voie électronique, assurez vous de transmettre le rapport dans une forme qui ne soit pas modifiable: pas de Word mais en PDF sachant que le PDF même protégé peut être modifié, la meilleur méthode est de scanner les documents et de les fournir sous format PDF, les fichiers images ne peuvent pas être modifiés.

On peut également rédiger une convention de preuve avec les clients qui va formaliser les précautions lors des envois des résultats par Email ainsi que celles prises par les clients pour éviter que l’information ne soit dispersée dans des services non concernés.