Déroulement d'un processus d'accréditation
Le
1 - la première étape est la définition de votre portée d'accréditation, c'est-à- dire tous les essais qui seront couvert par l'accréditation: LAB REF 08.
Il ne s'agit pas de mettre l'ensemble de vos activités mais de choisir judicieusement, le ou les essais pertinents pour vous et pour répondre à la demande de vos clients.
Rassurez vous, le jour de l'évaluation, vous avez tout à fait le droit de retirer un ou plusieurs essais de la portée (prestation perdue, personnel parti, préparation non adéquate,..).
Généralement, une évaluation à blanc est nécessaire pour une accréditation initiale et toute la difficulté est de trouver les évaluateurs qui seront compétents dans le ou les domaines concernés.
Méfiez-vous d'auditeurs généralistes qui vous inciterait à faire l'impasse sur la partie technique du référentiel sous couvert qu'ils ne sont pas compétents et vice-versa ou qui vous ferais cette évaluation technique mais sur une base documentaire.
Les écarts critiques qui entraîne un refus d'accréditation sont majoritairement techniques et fortement liés au référentiel métier.
L'expérience montre d'ailleurs que lorsque vous pratiquez ces mêmes essais tous les jours, vous avez forcément un œil beaucoup plus critique sur les procédures car vous savez que si vous rencontrez des problèmes sur telle mesure ou essai, et bien vos confrères ont également les mêmes soucis.
2- L'étape déterminante est l'envoi d'un courrier au COFRAC qui va réceptionner votre demande et vous envoyer un questionnaire préalable.
Ce questionnaire à une importance toute particulière, car les questions hormis celles concernant les démarches administratives, sont assez précises.
Si pour certaines questions, vous n'avez pas de réponse ou de documents associés, c'est que vous avez peut-être un soucis dans votre système à ce niveau, à moins que cela ne soit pas applicable.
3 - A réception et après étude du questionnaire, le COFRAC va vous proposer une équipe d'évaluation qui sera forcément constituée d'un évaluateur qualité et d'un ou plusieurs experts techniques ou d'un évaluateur technique, cela dépend de l'importance de la portée et de la taille de l'organisme.
Vous avez le droit de récuser tel ou tel évaluateur, les conditions de cette récusation doivent répondre à des critères précis qui sont détaillés dans la documentation du COFRAC: GEN PROC 09.
4 - Après acceptation de l'équipe d'évaluation, le responsable de l'évaluation prendra contact avec votre organisme pour définir une date qui convienne à l'ensemble des parties.
Le délai de l'intervention peut facilement être décalé, tout le monde se doit d'être présent et les plannings sont parfois difficiles à faire coïncider.
Chaque membre pourra vous demander au préalable un ou plusieurs documents pour préparer son évaluation.
Dans l'absolu, les évaluateurs ont le droit de vous demander tous les documents qu'ils souhaitent sans restriction, mais certains documents que vous jugez "personnels" à l'entreprise ou qui traduisent une réelle compétence feront l'objet d'une négociation avec les évaluateurs et ils seront consultés lors de l'évaluation: par exemple - une procédure qui décrit de manière détaillée tout votre travail (des mois) sur l'estimation des incertitudes sur un essai particulier alors que l'évaluateur vient d'un labo concurrent.
5 - L'équipe d'évaluation se présentera donc à la date convenue.
6 - l'évaluation initiale à une durée de 2 jours.
Démarrage de la réunion d'ouverture avec la présentation de l'équipe (évaluateurs) et du personnels d'encadrement ainsi que des techniciens qui seront interviewer durant ces 2 jours.
Rappel du déroulement de la journée, repas de midi ne devant pas excéder 1H30, de la logistique si réservation d'hôtel, transport, des horaires de fin de chaque journée, possibilité d'une réunion préliminaire en fin de première journée (surtout, si les constatations sont importantes).
Rappel de la définition des écarts (critique et non critique) qui doivent être signifiés pendant l'évaluation (le degrè de criticité ne pouvant parfois être donné qu'en réunion de clôture), des points faibles et à surveiller.
Rappel que les évaluateurs sont soumis à la confidentialité.
Présentation de l'organisme.
Evaluation de l'organisme.
La réunion de clôture est aussi importante que l'évaluation, elle permet à tout un chacun de s'exprimer et de faire le point sur son ressenti.
N'hésitez pas à faire participer les opérateurs, ce sont les premiers concernés avec les éventuelles fiches d'écarts, point faibles ou à surveiller.
Attention, l'objectif principal de cette réunion est de faire le constat de ce que les évaluateurs ont pu observés durant ces 2 jours, elle ne doit être utilisée pour refaire l'évaluation et contester les écarts qui auront éventuellement été rédigés (directeur présent uniquement à la réunion de clôture qui conteste les fiches une à une).
Il faudra répondre rapidement à ces fiches (moins de 15 jours), la pertinence et la réactivité de vos réponses conditionneront en partie votre accréditation, si vous pouvez transmettre rapidement des preuves qui démontrent l'efficacité de vos actions, c'est un point positif sur votre engagement à solder les anomalies constatées.
Dans le cas d'écart(s) critique(s), une ré-évaluation peut être demandée par le COFRAC, tous l'équipe ne sera pas forcément présente, cela dépend de la nature des fiches.
Le COFRAC peut également demandé une analyse documentaire supplémentaire sur certaines preuves d'actions afin de lever toute ambigüité sur l'efficacité de leurs mises en œuvre.
A réception du nouveau rapport suite à évaluation complémentaire ou du rapport d'expertise, le COFRAC prononcera éventuellement votre accréditation pour les essais concernés.
L'accréditation est valide pour 4 années avec des évaluations de suivi.
