8.9 - Revue de direction

8.9.1 La direction du laboratoire doit, à intervalles planifiés, revoir son système de management pour assurer qu'il demeure pertinent, adéquat et efficace, y compris les politiques et les objectifs déclarés relatifs au respect des exigences de la présente Norme internationale.

8.9.2 Les éléments d’entrée des revues de direction doivent être enregistrés et comporter les informations liées aux éléments suivants :
a) les changements des enjeux externes et internes pertinents pour le laboratoire ;
b) la réalisation des objectifs ;
c) la pertinence des politiques et procédures ;
d) l'état d’avancement des actions décidées à l’issue des revues de direction précédentes ;
e) les résultats d’audits internes récents ;
f) les actions correctives ;
g) les évaluations effectuées par des organismes externes ;
h) tout changement dans le volume et le type de travail effectué ou dans le champ des activités de laboratoire ;
i) les informations en retour des clients ;
j) les réclamations ;
k) l'efficacité de toute amélioration mise en œuvre ;
l) l'adéquation des ressources ;
m) les résultats de l’identification des risques ;
n) les conclusions tirées de l’assurance de la qualité de résultats;
o) d’autres facteurs pertinents, tels que les activités de surveillance et la formation.

8.9.3 Les éléments de sortie de la revue de direction doivent enregistrer l’ensemble des décisions et actions relatives à/aux :
a) l’efficacité du système de management et de ses processus ;
b) l’amélioration des activités de laboratoire relatives au respect des exigences de la présente Norme internationale;
c) la fourniture des ressources nécessaires ; et
d) les besoins de changements.

Méthodologie :

Régulièrement, la direction du laboratoire doit effectuer une revue complète du système de management de la qualité, de sa politique et des activités d’essais effectuées par le laboratoire, afin dévaluer leurs perfomances et leurs efficacités et d’introduire éventuellement des changements et des opportunités d'améliorations nécessaires pour corriger d'éventuelles dérives sur l'année écoulée.
La revue de direction est une activité habituellement réalisée sous la forme d'une réunion au cours de laquelle des représentants de la direction à son plus haut niveau analysent des données et des informations sur les performances du SMQ.

La direction doit examiner le SMQ à des intervalles définis (plusieurs revues: partielles ou complètes peuvent être effectuées annuellement).
• L'examen doit être planifié à l'avance (il est important qu'elle soit correctement préparée et que le personnel concerné puisse y participer).
• L'examen doit garantir l'adéquation et l'efficacité consécutives du SMQ (les indicateurs doivent permettre de se faire une idée sur la bonne santé de l'OEC).
• L'examen doit garantir que le SMQ est planifié en fonction de la stratégie de l'organisation (chaque processus à ses propres objectifs, en général, les revues de direction de type CODIR abordent des informations liées à la qualité mais également au CA et au personnel de l'OEC, d'autres revues plus détaillées sont effectuées sur des processus spécifiques pour couvrir tous les domaines qui concernent la direction).

La revue se base sur des rapports rédigés par le personnel ayant des responsabilités de management et des fonctions de coordination, sur les résultats des audits les plus récents, sur l'analyse de risque, sur les opportunités, sur les résultats d’éventuels audits externes, sur les résultats des interlaboratoires, et sur l'ensemble des activités de l'OEC (techniques et organisationnels), etc.

La revue doit également tenir compte d’éventuels changements apparus dans le volume et les types d’activités du laboratoire, des éventuelles réclamations et autres retours de la part des clients, ainsi que de tout autre facteur influant sur la qualité des services fournis.

En règle générale, la revue de la direction doit être effectuée une fois par an.

Les résultats de la revue doivent constituer des données importantes pour la planification des activités de l’année suivante.

Les résultats de la revue et les actions consécutives doivent être enregistrés, un rapport doit être formalisé et signé par les parties prenantes (direction, directeur de la qualité, responsable laboratoire, chef de service, opérateurs éventuellement,..).

Données d'entrées

La revue doit être effectuée d’après un ordre du jour formel, intégrant à minima les points exigés par la norme:
La revue doit aborder les changements dans l'organisation interne, les facteurs externes qui sont pertinents pour le management de la qualité et de leur influence sur le système et les différentes activités de l'OEC;
Informations sur la performance du SMQ en ce qui concerne les tendances et les indicateurs tels que:
• Résultats de la satisfaction du client et actions rétrospectives;
• Les processus pour lequels les objectifs de qualité ont été ou pas atteints (performance, marketing, clientèle, non-conformités, réclamations, formation...);
• La conformité de l'objectif et leur niveau d'efficacité concernant le SGQ.
Cet examen déterminera si les objectifs sont appropriés à la
nature de l'organisation (sera discuté en détail dans le paragraphe suivant).
• Performance du processus et conformité des prestations étayée par des preuves;
• Résultats des audits: audits internes, externes (tierce partie) et clients;
• Informations sur les non-conformités et le statut des actions correctives;
• Résultats des actions pour assurer l'assurance qualité des essais;
• Problèmes liés aux fournisseurs pouvant affecter les services, les prestations de l'OEC et le SMQ;
• L'adéquation des ressources (personnels, équipements, overbooking, formations, maintien des compétences, documentations,...);
• L'efficacité des mesures prises pour gérer les risques et les opportunités;
• Les opportunités pour l'amélioration;
• L'analyse des risques liées à l'impartialité et la confidentialité;
• L'analyse de la documentation externe (veille normative: par exemple, la mise en œuvre de la norme ISO 17025-2017, réglementation, spécifications clients) qui ont entrainer un impact sur le SMQ et les activités techniques;

Données de sortie

La documentation doit être constituée du rapport de la réunion de revue, qui doit rapporter les délibérations prises au sujet des actions d’adaptation /modification à entreprendre et des responsabilités et délais de réalisation qui y sont liés.

Ce rapport doit aborder toutes les données abordées au cours de la réunion auxquelles il faudra rajouter:

Les résultats de l'examen du SMQ et les décisions relatives à:
• Actions d'amélioration ou de décision concernant les opportunités d'amélioration;
• Nécessité de modifier le SMQ et la politique de l'OEC;
• Besoin de ressources
• La conclusion/bilan sur le ou les processus
• Les intrants et les résultats de la revue de direction doivent être conservés et enregistrés.

La fiche de présence doit être conservée comme preuve de la participation du personnel ayant le pouvoir de décision sur les actions qui auront été prises.

Revue des risques et oportunités

La direction doit examiner chaque opportunité, évaluer son impact sur le SMQ, et décider si l'amélioration est réalisable/envisageable ou pas.

La direction doit examiner chaque risque, évaluer son impact sur le SMQ, et décider si sa suppression/ réduction est réalisable/envisageable ou pas.

Ces améliorations peuvent survenir dans:
• Risques ou opportunités liés aux prestations ou services;
• Risques ou opportunités liés à l'amélioration de la réponse aux exigences ou demandes récursives des clients;
• Risques ou opportunités liés aux processus de réalisation et SMQ;
• Risques ou opportunités provenant du personnel de l'OEC;
• Risques ou opportunités liés aux audits;
• Risques ou opportunités liés aux visites et rencontres avec d'autres laboratoires;
• Risques ou opportunités liés aux changements stratégiques et à la politique de l'OEC;
• Risques ou opportunités liés à la disponibilité des ressources pour les activités futures et pour lesquelles le personnel compétent et déjà formé est rare;
• Risques ou opportunités liés aux équipements et à leur utilisation (amélioration des cadences, appareils multi-élémentaires, automatisation des process,..);
• Risques ou opportunités associés aux relations avec les fournisseurs ou les clients historiques (baisse des tarifs sur un volume annuel par exemple);
• Risques ou opportunités liés aux changements dans les connaissances (propositions de prestations plus axées sur un réel contenu technique, veille technologique,..);
• Risques ou opportunités liés aux nouveaux développements (augmenter son champ d'application, élargir sa zone géographique, investir dans des technologies de pointes pour capter de nouveaux clients, se rapprocher de ses gros clients, délocalisation de certaines activités,..).