7.4 - Manutention des objets d'essai

7.4.1 Le laboratoire doit avoir une procédure pour le transport, la réception, la manutention, la protection, le stockage, la conservation et l’élimination ou le retour d’objets d’essai ou d'étalonnage, y compris toute disposition nécessaire pour protéger l'intégrité de l'objet d'essai ou d'étalonnage, ainsi que les intérêts du laboratoire et du client. Des mesures particulières doivent être prises pour éviter la détérioration, la perte ou l'endommagement de l'objet d'essai ou d'étalonnage lors de la manutention, du transport, de l’essai ou de l’étalonnage, du stockage/mise en attente et de la préparation. Les instructions de manutention données avec l'objet doivent être suivies.

7.4.2 Le laboratoire doit établir un système pour identifier les objets d’essai ou d'étalonnage.
L’identification doit être conservée tant que l’objet est sous la responsabilité du laboratoire. Le système doit être conçu et géré afin de garantir l'impossibilité de confondre les objets physiquement ou lorsqu'il y est fait référence dans les enregistrements ou autres documents. Le cas échéant, le système doit prévoir une subdivision d’un objet ou de groupes d'objets et le transfert d'objets à l'intérieur ou hors du laboratoire.

7.4.3 À la réception de l’objet d’essai ou d’étalonnage, toute anomalie ou écart par rapport aux conditions spécifiées doit être enregistré. En cas de doute quant à l’adéquation d’un objet pour un essai ou un étalonnage, ou si l’objet n’est pas conforme à la description fournie, ou encore si l’essai ou l’étalonnage demandé n’est pas spécifié avec une précision suffisante, le laboratoire doit consulter le client pour obtenir de nouvelles instructions avant de poursuivre et doit consigner les résultats de cette consultation. Lorsque le client demande de soumettre l’objet à essai ou à étalonnage tout en prenant acte d’un écart par rapport aux conditions spécifiées, le laboratoire doit inclure dans son rapport un avertissement stipulant qu'il est possible que les résultats soient compromis.

7.4.4 Lorsqu'il est nécessaire de stocker ou de conditionner des objets dans des conditions ambiantes spécifiées, ces dernières doivent être maintenues, suivies et enregistrées.

Méthodologie

Le laboratoire doit se doter des procédures adéquates pour le transport, la livraison, la manipulation, la protection, le stockage, la conservation et l’éventuelle élimination en toute sécurité des « objets » testés.

Il doit également appliquer les mesures nécessaires à la conservation de l’intégrité des objets et à la protection des intérêts du laboratoire et des clients.

Les objets testés doivent être identifiés de manière pertinente et cette identification doit être maintenue pendant toute la période où l’objet se trouve dans le laboratoire.

Le système d’identification doit permettre d’éviter toute confusion au niveau physique et documentaire et doit permettre de tenir sous contrôle non seulement les transferts de et vers le laboratoire, mais également les déplacements entre différentes sections à l’intérieur même du laboratoire.

A la réception des objets, il faut enregistrer les éventuelles anomalies ou écarts par rapports aux conditions spécifiées.

En cas de doute ou de non-conformité, le laboratoire doit demander au client des instructions complémentaires qu’il doit enregistrer.

Il doit être clairement défini si la préparation des objets pour les essais a déjà été effectuée par le client ou si elle doit être prise en charge par le laboratoire.

Le laboratoire doit adopter les mesures nécessaires afin d’éviter la détérioration ou l’endommagement des objets testés au cours de leur déplacement, de leur stockage ou de leur préparation aux essais.

S’ils nécessitent des conditions de conservation particulières, elles doivent être fournies, maintenues, contrôlées et enregistrées par le laboratoire.

Le laboratoire doit garantir la sécurité et l’intégrité des objets appartenant au client.

Il doit également les protéger de toute interférence étrangère.

Si le client demande volontairement une dérogation par rapport au standard normalisé ou au protocole interne appliqué par l'OEC, le rapport ou le certificat devra emettre des réserves sur la qualité des résultats qui peuvent être entachés d'une erreur plus ou moins significatives.

Les échantillons destinés au laboratoire sont reçus dans une zone désignée (boites, marquage au sol, salle de traitement des échantillons).
Les échantillons doivent être accompagnés d'un document qui fourni à minima, la nature des échantillons, l'objet de l'essai, la référence des échantillons afin de pouvoir les enregistrer dans le Système de suivi des prestations ou le LIMS (Laboratory Information Management System), pour leur attribuer de manière séquentielle un numéro d'identification unique.

Réception et de traitement:

La personne autorisée à recevoir l'échantillon vérifie que les colis reçus sont conformes à la description figurant sur la commande et l'offre.
Elle observe, enregistre éventuellement l'état de l'échantillon et vérifie les éléments suivants: nombre de produits, numéro d'identification de l'échantillon (lot, coulée, ...), identification de la nature du produit, analyses demandées et conditions de stockage.
Si les données des échantillons reçus sont jugés incomplets, elle doit avertir le personnel en charge de la prestation.
Les modifications ou instructions sont annotées dans le formulaire de suivi ou dans le LIMS.
Si l'échantillon ne correspond pas à celui de la demande, l'échantillon est conservé en attente de clarification par le demandeur. Si la clarification ne peut pas être obtenue de manière satisfaisante, les échantillons sont stockés temporairement ou retournés.
Si l'échantillon est rejeté pour des raisons techniquement justifiées (dégradé, cassé, flaconnage fendu, échantillon liquide déversé,..), la raison du rejet est documentée dans le LIMS ou dans le système de suivi des échantillons selon l'instruction ou la procédure concernée.

L'échantillon peut être retourné au demandeur.

Tous les dossiers ou documents reçus avec l'échantillon doivent être inclus dans le dossier administratif qui accompagne le rapport du laboratoire sur les résultats.

Le demandeur est informé verbalement ou électroniquement de la nature du rejet et consulté sur les mesures à prendre pour poursuivre la prestation. Des instructions supplémentaires sont données par le client afin de traiter éventuellment l'échantillon.

Toutes les communications sont documentées.

Stockage d'échantillons
Les échantillons en attente d'analyse sont placés dans les emplacements de stockage désignés par le responsable de l'échantillon conformément aux instructions reçues avec l'échantillon ou par l'instruction du laboratoire.
Les échantillons sont conservés congelés, réfrigérés ou à température ambiante.

Les substances dangereuses sont stockées dans une zone verrouillée distincte.
Les zones de stockage des échantillons sont organisées pour empêcher la contamination ou la contamination croisée et sont surveillées.

Chaque laboratoire doit avoir une procédure pour surveiller le stockage des échantillons spécifiques qui requiert des précautions particulières.

Transferts d'échantillons à l'extérieur du laboratoire:

Les échantillons ou parties d'échantillons transférés à l'extérieur du laboratoire sont formalisés dans le suivi ou le LIMS.
Les informations suivantes sont documentées et montrent:

- ce qui a été fourni et combien,

- comment il a été préparé pour la livraison,

- comment il a été identifié et éventuellement scellé,

- à qui l'échantillon a été envoyé avec la date d'expédition.

Tout ceci est documenté sur la fiche suiveuse de la prestation et dans le suivi ou documenté dans le LIMS.
Les échantillons sont expédiés conformément aux instructions de travail pour garantir l'intégrité et l'état de l'échantillon et à la réglementation.

Stockage d'échantillons pendant l'analyse:

Les échantillons sont gardés sous surveillance pendant qu'ils sont en possession du laboratoire et dans des conditions de stockage appropriées.
Cela peut nécessiter des chambres froides, des frigos, des enceintes à température et humidité contrôlés, des armoires ventilées pour acides, bases ou solvants, du flaconnage hermétique garantissant la non pollution de l'environnement du laboratoire, une mise sous hotte ventillée, un dessicateur.

L'enregistrement des conditions spécifiques devra être réalisé avec la traçabilité adéquate.

Elimination des échantillons:

Ce problème concerne uniquement les laboratoires d'essai puisque les équipements envoyés pour étalonnage sont systématiquement retournés au client.

Dans ce cas, l'obligation du laboratoire est de s'assurer que les équipements sont correctement emballés et transportés pour maintenir l'intégrité de l'étalonnage.

Les laboratoires d'essai doivient avoir une politique claire sur la durée de conservation des échantillons.

Dans la mesure du possible, les échantillons doivent être conservés pendant une période à définir après l'emission du rapport au cas où il y aurait des questions qui pourraient être résolues par un nouvel essai.

Cela peut s'avérer peu pratique (manque de place, essais sur pièces de taille significative,..), de sorte que le laboratoire se réserve le droit de disposer immédiatement des échantillons si leur conservation n'a pas de sens technique.

La norme ISO/IEC 17025 ne spécifie pas de période minimale pour la conservation des échantillons, mais un à trois mois après la publication du rapport est largement utilisé lorsqu'il est techniquement pertinent de tester à nouveau un échantillon.

Les clients doivent être informés, par exemple par le biais des conditions d'utilisation standard du laboratoire, de l'offre, de la revue de contrat, de la politique de conservation des échantillons afin d'éviter tout malentendu.

Il doit être clairement documenté qui peut autoriser l'élimination des échantillons et toutes les éliminations doivent être enregistrées dans un formulaire ou dans le LIMS.
Les échantillons dit "spécifiques" sont éliminés conformément à la réglementation.

Le mode d'élimination doit être en cohérence avec la nature des échantillons, ils ne doivent pas pouvoir être récupérer par un tiers dans un soucis de confidentialité et de sécurité.