Êtes vous prêt pour votre prochain audit?

Vous êtes en démarche d'accréditation, en période de renouvellement ou de suivi ou vous avez tout simplement envie d'améliorer votre SMQ, un petit questionnaire pour se poser les bonnes questions et éviter quelques écarts.

Comme vous avez du vous en rendre compte, chaque audit ne se ressemble pas, chaque auditeur étant différent, une évaluation peut s'avérer satisfaisante une année et se solder avec plusieurs écarts à l'évaluation suivante.

Pourtant votre SMQ n'a pas fondamentalement changé, mais les questions ont été plus pertinentes et vos réponses n'ont pas tout à fait convaincu l'auditeur: manque de formalisme, subjectivité sur les actions à prendre, difficulté dans l'interprétation de certaines exigences.

Ce tableau n'apporte pas de solutions en cas d'affirmation négative, partielle ou non applicable, il est de votre responsabilité de modifier vos documents pour éventuellement apporter les précisions nécessaires.

Si la question ne vous concerne pas, il vaut mieux indiquer "Non applicable" que "Non" pour obtenir un graphique plus réaliste.

 

Questions	Réponse
7.8 Rapports sur les résultats
Les résultats sont-ils systématiquement revus et approuvés avant leur émission ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire garantit-il l’exactitude, la clarté, l’objectivité et la non-ambiguïté des rapports ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les mécanismes en place pour s’assurer que toutes les informations nécessaires à l’interprétation des résultats sont incluses ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire conserve-t-il les rapports émis en tant qu’enregistrements techniques ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Chaque rapport contient-il bien un titre approprié (ex. Rapport d’essai, Certificat d’étalonnage, etc.) ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le nom et l’adresse du laboratoire sont-ils indiqués de manière claire ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le lieu d'exécution des activités de laboratoire est-il mentionné, notamment en cas de travail sur site ou en installation mobile ?	Partiellement Oui Non Non applicable
L’identification unique du rapport permet-elle de reconnaître tous ses éléments comme partie d’un document complet ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le nom et les coordonnées du client sont-ils bien présents ?	Partiellement Oui Non Non applicable
L’identification de la méthode utilisée est-elle correctement mentionnée ?	Partiellement Oui Non Non applicable
La description et l’identification de l’objet (échantillon, instrument, etc.) sont-elles précises et non ambiguës ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les dates clés (réception de l’échantillon, date d’échantillonnage si critique, exécution des activités, émission du rapport) sont-elles bien renseignées ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Une référence au plan et méthode d’échantillonnage est-elle incluse lorsque nécessaire ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les résultats sont-ils accompagnés des unités de mesure appropriées ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Une déclaration indiquant que les résultats concernent uniquement les objets soumis à essai ou étalonnage est-elle présente ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les ajouts, écarts ou suppressions par rapport à la méthode sont-ils documentés et expliqués ?	Partiellement Oui Non Non applicable
L’identification de la personne autorisant le rapport est-elle clairement indiquée ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Si des résultats proviennent de prestataires externes, sont-ils clairement identifiés ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire s’assure-t-il que l’ensemble des résultats issus des prestataires sont bien couverts par l’accréditation avant d’émettre une déclaration de conformité sous accréditation ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Des contrôles sont mis en place pour éviter l’apposition abusive de la marque d’accréditation ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Y a-t-il une vérification interne ou une revue des rapports pour s’assurer du respect de cette exigence ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les conditions spécifiques de l’essai (ex. conditions ambiantes) sont-elles renseignées lorsque nécessaire ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le rapport indique-t-il la conformité aux exigences ou spécifications, si applicable ?	Partiellement Oui Non Non applicable
L’incertitude de mesure est-elle fournie dans les cas où elle est essentielle pour la validité des résultats ou exigée par le client ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire fournit-il des avis et interprétations, si cela est approprié ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Si oui, sont-ils distingués des résultats bruts d’essai ou d’étalonnage ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Une documentation est-elle mise en place pour justifier les bases des avis et interprétations ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Lorsqu’un avis ou une interprétation est communiqué oralement (par téléphone, réunion, etc.), comment l’enregistrement de ce dialogue est-il assuré ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les clients sont-ils informés de la portée et des limites des avis et interprétations fournis ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Dans le cas ou le laboratoire n'émet aucun avis ou interprétation, est-ce-que cela est mentionné dans son SMQ ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire s’assure-t-il que seul le personnel autorisé émet des avis et interprétations ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Existe-t-il une liste des personnels autorisés à émettre ces avis et interprétations ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Toute information additionnelle exigée par des méthodes spécifiques, des autorités ou des clients est-elle documentée ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Lorsque les résultats sont rapportés de manière simplifiée, un accord formel avec le client est-il disponible ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Si certaines informations du § 7.8.2 à 7.8.7 ne sont pas incluses dans le rapport, sont-elles facilement accessibles ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Comment le laboratoire s’assure-t-il que les données fournies par le client sont identifiées dans le rapport ?	Partiellement Oui Non Non applicable
En cas de données fournies par le client pouvant affecter la validité des résultats, une exonération de responsabilité est-elle ajoutée ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Lorsque l’échantillonnage n’a pas été réalisé par le laboratoire, le rapport mentionne-t-il que les résultats s’appliquent à l’échantillon tel que reçu ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Existe-t-il un processus de vérification des résultats fournis par les prestataires avant leur intégration dans le rapport final ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Si le laboratoire est responsable de l’échantillonnage, les exigences du § 7.8.5 sont-elles bien respectées dans les rapports d’essai ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Lorsque le laboratoire fournit une déclaration de conformité, la règle de décision utilisée est-elle documentée ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire prend-il en compte le niveau de risque (fausse acceptation, faux rejet, hypothèses statistiques) dans sa règle de décision ?	Partiellement Oui Non Non applicable
La règle de décision utilisée est-elle systématiquement appliquée de manière cohérente ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire vérifie-t-il que la règle de décision est appropriée aux exigences des clients et aux normes applicables ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Lorsque des résultats externes sont intégrés dans un rapport unique, comment le laboratoire s’assure-t-il que ces résultats proviennent de prestataires accrédités ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les conditions définies au § 6.6 du LAB REF 02 sont-elles respectées ? (ex. évaluation des prestataires, traçabilité des résultats)	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire distingue-t-il clairement dans ses rapports les déclarations de conformité sous accréditation et celles hors accréditation ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Des moyens (ex. symboles, notes explicatives, sections distinctes) sont-ils utilisés pour éviter toute ambiguïté ?	Partiellement Oui Non Non applicable
En cas de non-respect de cette exigence, le laboratoire corrige-t-il ses rapports ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les résultats auxquels s’applique la déclaration de conformité sont-ils clairement identifiés dans les rapports ?	Partiellement Oui Non Non applicable
La spécification, la norme ou les parties concernées sont-elles mentionnées explicitement dans les rapports ?	Partiellement Oui Non Non applicable
La règle de décision appliquée est-elle indiquée dans le rapport, sauf si elle est inhérente à la spécification ou à la norme utilisée ?	Partiellement Oui Non Non applicable
En cas de doute ou d'incertitude significative, le laboratoire communique-t-il ces éléments au client ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Le laboratoire s’assure-t-il que toute modification d’un rapport émis est clairement identifiée ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les modifications apportées aux rapports sont-elles justifiées et enregistrées ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les rapports réémis comportent-ils une identification unique et mentionnent-ils clairement l’original qu’ils remplacent ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les amendements aux rapports portent-ils bien la mention « Amendement au rapport, numéro de série… » ou une formulation équivalente ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Un responsable est-il désigné pour la validation et de l’approbation des amendements ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Y a-t-il processus pour éviter la coexistence de plusieurs versions contradictoires d’un même rapport ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Les clients sont-ils informés des modifications apportées aux rapports ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Des moyens sont-ils utilisés pour garantir que les clients ne continuent pas à utiliser une version obsolète d’un rapport modifié ?	Partiellement Oui Non Non applicable
Y a-t-il eu des non-conformités ou des écarts relevés lors des audits internes ou externes sur la gestion des rapports ?	Partiellement Oui Non Non applicable