7.8 - Rapport sur les résultats

7.8.1.1 Les résultats doivent être examinés et autorisés avant leur diffusion et doivent être reportés de manière claire, précise, univoque et objective et doivent être en accord avec toute éventuelle prescription spécifique.

Notion de validation de résultats par un tiers ayant une habilitation reposant sur sa compétence technique et qui autorisera le départ du rapport, le personnel peut être également en auto-contôle lors d'essais récurrents et pour lesquels le résultat est à peu près connu à l'avance par l'expérience et est borné par des impositions normatives.

L'expression du résultat se concrétise en général par la rédaction d’un rapport d’essai ad hoc qui doit contenir toutes les informations nécessaires à la juste interprétation et à l’utilisation correcte des résultats.

Dans le cas d’essais effectués pour des clients internes ou dans le cas d’accords spéciaux avec des clients externes, la forme de présentation des résultats peut être simplifiée.

Cependant, toutes les données et tous les éléments applicables, tels qu’ils sont décrits ci-dessous, doivent être disponibles au sein du laboratoire.

Le laboratoire doit inclure une déclaration précisant que le rapport ne doit pas être reproduit, sauf dans son intégralité, sans l'approbation du laboratoire.

Le rapport doit spécifier que les résultats ne valent que pour l'objet soumis à essai ou étalonnage (pas d'étendue de la conformité à un lot) et que l’accréditation de l'organisme notifié atteste de la compétence du laboratoire pour les seuls essais couverts par l’accréditation.

Si le rapport d’essai contient des résultats d’essais effectués par des sous-traitants, ces résultats doivent être clairement mis en évidence par rapport aux résultats obtenus à l’intérieur du laboratoire.

Si vous soustraitez des essais pour lesquels vous êtes accrédités, les résultats doivent être rendus sous votre responsabilité.

Si vous soustraitez des essais pour lesquels vous n'êtes pas accrédités, les résultats doivent être rendus sous la responsabilité de votre prestataire.

Les rapports peuvent être publiés en version papier ou électronique, à condition que les exigences du l'ISO/IEC 17025 soient satisfaites.

Le format des rapports d’essai doit, dans la mesure du possible, être standardisé et doit pouvoir s’adapter à tout type d’essais effectués, sans entraîner d’incompréhensions ou donner lieu à des utilisations incorrectes, mais au contraire en facilitant la compréhension et l’utilisation de la part du lecteur.

La qualité rédactionnelle doit être soignée.

Lors de l'envoi de résultats préliminaire par voie électronique, pensez à rajouter une phrase de type: " les résultats ne sont transmis qu'à titre indicatif, seul le rapport final fait foi".

Lors de l'envoi d'un rapport par voie électronique, assurez vous de transmettre le rapport dans une forme qui ne soit pas modifiable: pas de Word mais en PDF sachant que le PDF même protégé peut être modifié, la meilleur méthode est de scanner les documents et de les fournir sous format PDF, les fichiers images ne peuvent pas être modifiés.

On peut également rédiger une convention de preuve avec les clients qui va formaliser les précautions lors des envois des résultats par Email ainsi que celles prises par les clients pour éviter que l’information ne soit dispersée dans des services non concernés.

7.8.2.2 Le laboratoire doit être responsable de toutes les informations fournies dans le rapport d’essai ou le certificat d’étalonnage, sauf lorsque l’information est fournie par le client.

Lorsque les données sont fournies par le client, il est nécessaire qu’elles soient clairement identifiées.

Une exonération de responsabilité doit en outre être ajoutée dans le rapport lorsque les informations sont fournies par le client et qu’elles peuvent affecter la validité des résultats d’essai ou d’étalonnage.

Certains essais peuvent nécessiter des données que le laboratoire ne détermine pas, c'est donc le client qui fournit ces données (par exemple, une limite élastique Rp0,2 nécessaire pour déterminer un facteur d’intensité de contrainte K1C), il faudra donc émettre des réserves, le résultat pouvant être entaché d'une erreur si la donnée externe est erronée.

Dans le cas où le laboratoire n'a pas été chargé de l’étape d’échantillonnage (par exemple lorsque l’échantillon a été fourni par le client), il doit être stipulé dans le rapport que les résultats s’appliquent à l’échantillon tel qu'il a été reçu.

Méthodologie:

Le rapport doit comporter, à titre indicatif, les données et éléments suivants :

- Le titre (par ex. « rapport d’essai »);

- Le nom et l’adresse du laboratoire, le lieu d’exécution des essais (s’il différe de l’adresse du laboratoire);

- Un code d’identification univoque du rapport (par ex. numérotation chronologique), l’identification de chaque page en tant que partie du rapport, l’identification de la fin du rapport et la date d’émission;

- Le nom et l’adresse du client;

- Le Logo de l'organisme notifié si les résultats sont rendus sous accréditation, il est possible aujourd'hui d'apposer également le Logo ILAC-MRA conjointement avec le Logo de l'organisme notifié (la taille entre les deux Logo ne doit pas différer de plus de 5 %), les logos originaux doivent faire l'objet d'une demande préalable à l'organisme notifié et s'obtiennent en remplissant le formulaire GEN FORM 41 (Déclaration pour l’utilisation de la marque combinée ILAC MRA) pour le COFRAC.

Le document ILAC R7 « Rules for the use of the ILAC MRA Mark » devra être intégré à votre veille documentaire.

Pensez à rajouter une phrase de type: "L'utilisation par les clients de la marque d'accréditation et de la marque combinée ILAC/MRA est interdite.

- L’identification de la méthode d’essai utilisée (en faisant référence à la norme, s’il s’agit d’une méthode normalisée ou à la technique spécifiée par le client, s’il s’agit d’une méthode prescrite par le client ou encore par une brève description de la méthode utilisée, s’il s’agit d’une méthode interne au laboratoire);

Si le laboratoire est en portée fixe, il doit précisé la date de la méthode d'essai utilisée qui peut être périmée au moment de l'essai (il est tout de même conseillé de fournir cette information à son client).

- La description et l’identification précise de l’objet testé;

- La date de réception de l’objet (si c’est important) et la date (ou la période) d’exécution des essais;

- Les résultats des essais effectués (sous la forme la mieux appropriée à la nature des essais) avec l'unité de mesure si approprié;

- l’identification d’éventuelles déviations, ajouts ou exclusions par rapport à la méthode « standard »;

- La date d'émission du rapport;

- La référence aux procédures d’échantillonnage suivies par le laboratoire ou par d’autres acteurs (si c’est le cas);

- Le nom, la fonction et la signature (ou autre identification équivalente) de la personne qui autorise l’émission du rapport;

Si cela est nécessaire pour l’interprétation des résultats, le rapport d’essai doit également contenir:

- des informations sur les conditions spécifiques des essais (par ex. conditions environnementales)

- la déclaration de conformité ou de non-conformité aux exigences applicables (possibilité introduite par la norme ISO/IEC 17025);

- d’éventuels jugements et interprétations, si c’est approprié et exigé (possibilité introduite par la norme ISO/IEC 17025);

- éventuellement la déclaration de l’estimation de l’incertitude associée aux résultats; cette donnée doit être fournie si elle est nécessaire à la validation et à l’utilisation des résultats, si elle est sollicitée par le client ou en tous cas si elle a une influence pour l’utilisation des résultats;

- d’éventuelles informations supplémentaires nécessaires dans des secteurs particuliers.

Une exonération de responsabilité doit en outre être ajoutée dans le rapport lorsque les informations sont fournies par le client et qu’elles peuvent affecter la validité des résultats;

Les données fournies par un client doivent être clairement identifiées;

- Vous devez préciser à votre client les règles et les modalités pour faire référence à votre accréditation.

7.8.3.1 Outre les exigences répertoriées en 7.8.2, les rapports d’essai doivent inclure les éléments suivants, lorsque cela est nécessaire pour l’interprétation des résultats d’essai :

a) les adjonctions, écarts ou suppressions par rapport à la méthode d’essai, et une information relative aux conditions spécifiques de l’essai, telles que les conditions ambiantes ;
b) s’il y a lieu, une déclaration de conformité aux exigences ou spécifications (7.8.6) ;

Lors d'une déclaration de conformité sans exigence particulière du client sur l'incertitude de mesure, veillez à rajouter la note CAS N°2 du LAB REF 02 "Pour déclarer ou non la conformité à la spécification, il n’a pas été tenu explicitement compte de l’incertitude associée au résultat".

c) le cas échéant, l'incertitude de mesure présentée dans la même unité que celle du mesurande ou dans un terme relatif au mesurande (par exemple pourcentage) lorsque:

- elle est pertinente pour la validité ou l'application des résultats du test;
- l'instruction d'un client l'exige, ou l'incertitude de mesure affecte la conformité à une limite de spécification.

Il arrive souvent qu'une norme produit donne une valeur minimum sur une caractéristique, l'OEC détermine une valeur après essai qui se situe très légèrement au dessus du minimum requis (par exemple: 451 MPa pour 450 MPa mini avec une incertitude élargie de ± 6 MPa ou 4,1% pour 4,0 % mini avec une incertitude élargie de ± 0,3 %, dans ces cas précis, l'OEC devra fournir l'incertitude même si le client ne la demande pas et préciser la règle de décision pour préciser si le produit est conforme ou pas.

d) lorsque c’est approprié, des avis et interprétations (voir 7.8.7);
e) toute information supplémentaire qui pourrait être requise par des méthodes spécifiques, des autorités, des clients ou groupes de clients.

7.8.4 Certificats d’étalonnage – exigences spécifiques

7.8.4.1 Outre les exigences répertoriées en 7.8.2, les certificats d’étalonnage doivent inclure les éléments suivants :
a) l’incertitude de mesure du résultat de mesure exprimée dans la même unité que le mesurande ou dans un terme relatif au mesurande (par exemple en pourcentage) ;
b) les conditions (par exemple ambiantes) dans lesquelles les étalonnages ont été effectués et qui ont une influence sur les résultats des mesurages ;
c) une déclaration identifiant la méthode permettant d’assurer la traçabilité des mesures (voir l’Annexe A) ;
d) les résultats avant et après tout ajustage ou toute réparation, s'ils sont disponibles.
e) le cas échéant, une déclaration de conformité aux exigences ou spécifications (voir 7.8.6);
f) le cas échéant, opinions et interprétations (voir 7.8.7).

7.8.4.2 Lorsque le laboratoire est responsable de l'activité d'échantillonnage, les certificats d'étalonnage doivent satisfaire aux exigences énumérées en 7.8.5 lorsque cela est nécessaire pour l'interprétation des résultats d'essai.

7.8.4.3 Un certificat d'étalonnage ou une étiquette d'étalonnage ne doit contenir aucune recommandation sur l'intervalle d'étalonnage sauf si cela a été convenu avec le client.

Cette permission n'était pas tolérée, a la demande du client (à faire formaliser par le client dans sa commande), le prestataire peut faire apparaître la date du prochain étalonnage ou de la prochaine vérification.

7.8.5 Rapport d'échantillonnage - exigences spécifiques

Si le rapport d’essai contient les résultats d’échantillonnages il doit également contenir:

a) la date de l'échantillonnage;
b) l'identification unique de l'article ou du matériel échantillonné (y compris le nom du fabricant, le modèle ou le type de désignation et les numéros de série, selon le cas);
c) l'emplacement de l'échantillonnage, y compris les diagrammes, les croquis ou les photographies;
d) une référence au plan d'échantillonnage et à la méthode d'échantillonnage;
e) les détails des conditions environnementales au cours de l'échantillonnage qui influent sur l'interprétation des résultats d'essai;
f) les informations requises pour évaluer l'incertitude de mesure en vue d'essais ou d'étalonnages ultérieurs

7.8.6 Rapport sur les déclarations de conformité

7.8.6.1 Lorsqu’une déclaration de conformité à une spécification ou norme pour l’essai ou l’étalonnage est fournie, le laboratoire doit documenter la règle de décision utilisée, en tenant compte du niveau de risque (tel que fausse acceptation, faux rejet et hypothèses statistiques) associé à la règle de décision employée et appliquer cette règle de décision.

7.8.6.2 Le laboratoire doit établir un rapport sur la déclaration de conformité de façon à ce que cette déclaration identifie clairement :
a) les résultats auxquels s’applique la déclaration ; et
b) les spécifications, la norme ou les parties de celle-ci qui sont - ou non - respectées ;
c) la règle de décision appliquée (à moins qu'elle ne soit inhérente à la spécification ou à la norme demandée).

L'OEC doit définir la règle de décision qui sera appliquée au sein du laboratoire par l'ensemble du personnel, elle reposera de préférence sur des fondements normatifs afin qu'il n'y ait pas d'interprètation sur son jugement qui peut être critique sur le produit.

Lorsque la règle de décision est prescrite par le client, les règlements ou les documents normatifs, un examen plus approfondi du niveau de risque n'est pas nécessaire.

 

Le lecteur pourra également se repporter à la page: risque client / fournisseur

7.8.7 Rapport sur les avis et interprétations

Si le rapport d’essai contient des jugements et des interprétations, le laboratoire doit être en mesure de fournir la preuve objective de leur fondement.

Les jugements et interprétations doivent être clairement reconnaissables dans le rapport d’essai et ils ne doivent pas pouvoir être interprétés comme des formes d’inspection ou de certification du produit.

Lorsque des avis et interprétations sont exprimés, le laboratoire doit assurer que seul le personnel autorisé à émettre ces avis et interprétations publie la déclaration correspondante dans les rapports, possibilité de rendre des avis et interprétations (si approprié) pour les activités d’étalonnage;

7.8.7.3 Lorsque les opinions et les interprétations sont directement communiquées par le dialogue avec le client, un enregistrement du dialogue doit être conservé.

Les jugements et interprétations peuvent concerner :

- la conformité ou non-conformité aux exigences applicables;

- la satisfaction des conditions contractuelles;

- des recommandations pour l’utilisation des résultats;

- un guide à l’amélioration.

7.8.8 Amendements aux rapports

7.8.8.1 Lorsqu’un rapport émis doit être remplacé, amendé ou réémis, toute modification d’informations doit être clairement identifiée.

D’éventuelles modifications aux rapports d’essai, après leur émission, peuvent être apportées uniquement sous forme de nouveaux documents (du type « supplément au rapport N°… ») qui doivent être eux aussi conformes aux critères cités précédemment, les modifications devront apparaître clairement dans le nouveau rapport.

S’il est nécessaire de rédiger un document complètement nouveau, ce dernier devra être identifié de façon univoque et devra contenir une référence au document original qu’il substitue.

Dans le cas de la transmission des rapports d’essai par téléphone, fax ou e-mail, ceux-ci doivent tout de même remplir les exigences qui viennent d’être énoncées.

Les rapports créés et transmis par voie électronique doivent contenir les éléments nécessaires à l’identification de l’organe émetteur et du responsable qui autorise leur émission.

Il faut vérifier que la transmission ait bien été effectuée et celle-ci doit de préférence être accompagnée de l’envoi d’une copie documentaire.

L’introduction de modifications aux rapports créés électroniquement doit suivre des procédures appropriées, analogues à celles utilisées pour les documents rédigés sur support papier.

Envoi des rapports ou des résultats

Vous pouvez toujours utiliser la voie postale qui n'assure pas forcément que le destinataire à bien reçu le rapport même en recommandé (l'entreprise l'aura reçue mais pas forcément le destinataire des résultats), a moins de demander une confirmation par mail.

Les OEC utilisent préférentiellement un envoi dématérialisé par email, encore faut-il s'asurer de connaître l'adresse nominative du demandeur et de s'assurer que le rapport est dans un format non modifiable (rapport scanné, PDF protégé par mot de passe (pas toujours fiable, cela dépend du mode d'encryptage), fichier EXCEL en lecture seule protégée par Macro elle-même protégée en lecture (difficilement accessible dans un laps de temps court),....

Si vous faites parvenir des résultats partiels, bien mentionner que seul le rapport final fait foi et que les résultats sont donnés à titre indicatif.

N'hésitez pas à rédiger des conventions de preuves avec vos clients pour assurer de son accord sur le mode de transmission choisie.

Vous pouvez également passer par un organisme accrédité qui vous fournira une signature électronique fiable (solution forcément plus chère).